Regio Meetjesland • Evergem/Oosteeklo • Telefoon: 09/258.05.38 •

Kantoor Bogaert

Belangenconflictenbeleid

Algemeen beleid van Kantoor Bogaert bvba inzake belangenconflicten.


1. Inleiding
Vanaf 30 april 2014 zijn de “AssurMifid-gedragsregels” van kracht. Zij vinden hun wettelijke basis in de wet van 30 juli 2013 tot versterking van de bescherming van de afnemers van financiële producten en diensten alsook van de bevoegdheden van de FSMA en diverse bepalingen alsook het KB van 21 februari 2014 over de regels voor de toepassing van de artikelen 27 tot 28bis va de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten op de verzekeringssector en KB van 21 februari 2014 inzake de krachtens de wet vastgestelde gedragsregels en regels over het beheer van belangenconflicten, wat de verzekeringssector betreft.

De wetgeving verplicht elke verzekeringstussenpersoon andere dan een verbonden verzekeringsagent ertoe een belangenconflictenbeleid te voeren. Dit beleid dient schriftelijk te worden vastgesteld, te worden geïmplementeerd en in stand gehouden.

De wettelijke regeling omtrent belangenconflicten is een aanvulling op de algemene MIFID-Grondwet. Deze grondwet wordt door Kantoor Bogaert gerespecteerd door zich loyaal, billijk en professioneel in te zetten voor de belangen van de klant bij het verlenen van diensten van verzekeringsbemiddeling.

2. Algemeen beleid inzake belangenconflicten
Van belang is dat de mogelijke belangenconflicten worden geïdentificeerd.
Een lijst van mogelijke belangenconflicten werd opgemaakt op basis van een analyse van de bedrijfsactiviteiten van Kantoor Bogaert. 
Met het oog op de actualisering van deze lijst, zijn de medewerkers van Kantoor Bogaert verplicht om mogelijke belangenconflicten die zich voordoen of zouden kunnen voordoen, te rapporteren aan de verantwoordelijke binnen de organisatie, zijnde aan één van de zaakvoerders.
Ten einde de mogelijke belangenconflicten te beheren worden procedures uitgewerkt en organisatorische maatregelen genomen.  Indien een mogelijk belangenconflict niet vermeden kan worden, zal de klant voorafgaandelijke en tijdig geïnformeerd worden.  Deze conflicten zullen opgenomen worde in het “Register van Belangenconflicten”.
Bij het opstellen en het uitwerken van het beleid inzake belangenconflicten primeerden de volgende principes voor ons kantoor:
Loyaliteit ten aanzien van onze klanten
Dit gezien belangenconflicten zich kunnen voordoen op verschillende niveaus:
1. Tussen de klant en ons kantoor
2. Tussen de klant en een medewerker van ons kantoor
3. Tussen de klanten onderling
Proportionaliteit
De wetgeving bepaalt dat ons kantoor bij het beheer van de belangenconflicten rekening moet houden met de aard, de schaal en de complexiteit van de activiteiten en van het aanbod aan verzekeringsbemiddelingsdiensten. De te volgen procedures en de te nemen maatregelen moeten nodig en passend zijn, zodanig dat er een zekere mate van onafhankelijkheid van ons kantoor wordt gegarandeerd. Ons kantoor is van oordeel dat met huidig beleid op heden aan bovenvermelde vereisten tegemoet gekomen worden. Niettemin neemt ons kantoor zich voor om in het geval zijn onderneming qua activiteiten in de toekomst qua aard, schaal of complexiteit zou veranderen, het beleid overeenkomstig proportioneel zal aanpassen.

3. Mogelijke belangenconflicten
Identificatie van de belangenconflicten
Een belangenconflict is een conflict dat naar aanleiding van de dienstverlening aan de klanten ontstaat tussen de belangen van ons kantoor enerzijds en de plicht om zich op een loyale, billijke en professionele wijze in te zetten voor de belangen van de klant. Hetzelfde is mogelijk indien een klant zou worden bevoordeeld ten nadele van een andere klant van ons kantoor.
Ons kantoor toetst zijn belangenconflictenbeleid ten minste af aan de volgende type voorbeelden van situaties:
* Type (1) ons kantoor kan financieel gewin behalen of een financieel verlies vermijden ten koste van een klant.
* Type (2) ons kantoor heeft een belang bij het resultaat van een ten behoeve van de klant verrichte verzekeringsbemiddelingsdienst of een namens de klant uitgevoerde transactie, dat verschilt van het belang van de klant bij dit resultaat.
* Type (3) ons kantoor heeft een financiële of andere drijfveer om het belang van een andere klant of groep van klanten te laten primeren op het belang van de klant in kwestie
* Type (4) ons kantoor oefent hetzelfde bedrijf uit als de klant
* Type (5) ons kantoor ontvangt van een andere persoon dan de klant voor een ten behoeve van de klant verrichte verzekeringsbemiddelingsdienst een voordeel in de vorm van geld, goederen of diensten dat verschilt van de gebruikelijke provisie of vergoeding voor deze dienst, of zal een dergelijk voordeel ontvangen.

Mogelijke belangenconflicten
Belangenconflicten van het type (1)
Ons kantoor heeft  in dit verband de volgende concrete situaties geïdentificeerd als mogelijk belangenconflict:
Plaatsen en vooral verplaatsen van polissen bij (verschillende) verzekeringsondernemingen

Belangenconflicten van het type (2) en (5)
Ons kantoor heeft  in dit verband de volgende concrete situaties geïdentificeerd als mogelijk belangenconflict:

Naar aanleiding van het advies over en/of het sluiten van verzekeringscontracten kunnen zich belangenconflicten voordoen indien dit gebeurt op basis van:
* de hoogte van de commissie verbonden aan het verzekeringscontract voor ons kantoor
Bv. de klant wordt geadviseerd om een verzekering af te sluiten waarvoor ons kantoor de hoogste commissie ontvangt.
* de nog te verwachten (volume)commissies of beheersprovisies voor ons kantoor
Bv. de klant wordt geadviseerd om een verzekering af te sluiten waarvoor ons kantoor de hoogste volumecommissie ontvangt en dit terwijl dit niet de meest gepaste verzekering is voor de klant.
* winstdelingen vanuit verzekeringsondernemingen voor ons kantoor
Bv. de klant wordt geadviseerd om een verzekering af te sluiten waarvoor ons kantoor een winstdeling ontvangt en dit terwijl dit niet de meest gepaste verzekering is voor de klant.
* voordelen in natura voor ons kantoor die afhankelijk zijn gesteld van het volume van de afgesloten verzekeringscontracten.
Bv. de klant wordt geadviseerd om een verzekering af te sluiten waarvoor ons kantoor een of ander voordeel in natura als een reis ontvangt en dit terwijl dit niet de meest gepaste verzekering is voor de klant.
* andere financiële belangen (bv. een 'te hoge' schaderatio bij een bepaald verzekeringsonderneming of voor een bepaald product, waarvoor ons kantoor op de ene of andere manier wordt gesanctioneerd)
* de mate van gebondenheid aan bepaalde verzekeringsondernemingen
Bv. voor een bepaalde type verzekering is ons kantoor slechts makelaar voor een beperkt aantal verzekeringsondernemingen.
* Informatie die door ons kantoor wordt verkregen uit hoofde van een andere activiteit.
Bv. informatie die de dienstverlener heeft bekomen in zijn activiteit als bankagent.

Belangenconflicten van het type (3)
Ons kantoor heeft  in dit verband de volgende concrete situaties geïdentificeerd als mogelijk belangenconflict:

Naar aanleiding van het advies over en/ of het sluiten van verzekeringscontracten kunnen zich eveneens belangenconflicten voordoen door ongelijke behandeling van de klanten op basis van niet verantwoorde criteria zoals:
* familiale, zakelijke of vriendschapsbanden die ons kantoor heeft met een bepaalde klant
Bv. er wordt korting gegeven of vermindering van de dossierkosten
* financiële draagkracht van een klant
Bv. er wordt een korting gegeven of een vermindering van de dossierkosten
* duurtijd en omvang van de handelsrelatie tussen de klant en ons kantoor
Bv. enkel voor een jarenlange klant worden de dossierkosten aanzienlijk verminderd of weggelaten

Er kunnen zich belangenconflicten voordoen door ongelijke behandeling van de schadedossiers van verschillende kantoorklanten op basis van niet verantwoorde criteria zoals familiale, zakelijke of vriendschapsbanden, duurtijd en omvang van de handelsrelatie tussen de klant en ons kantoor, de vrijgevigheid van een klant ten aanzien van ons kantoor.

Er kunnen zich eveneens belangenconflicten voordoen indien er meerdere klanten betrokken zijn bij hetzelfde schadegeval. In dit geval zou een onderscheid op basis van de hierboven vermelde criteria het voorwerp kunnen zijn van een belangenconflict.

Belangenconflicten van het type (4)
Ons kantoor heeft  in dit verband de volgende concrete situaties geïdentificeerd als mogelijk belangenconflict:
Het voeren van hetzelfde bedrijf als de klant door iemand die met ons kantoor verbonden is.
Andere belangenconflicten eigen aan ons kantoor gelet op de bijkomende bankactiviteit.

Aangezien ons kantoor zowel een bank-als een verzekeringsactiviteit ontwikkelt, heeft zij de volgende concrete situaties geïdentificeerd als mogelijk belangenconflict:
* Ontvangst van rechtstreekse of onrechtstreekse voordelen van de bank waarvoor men optreedt als bankagent voor de verkoop van verzekeringsproducten van een verzekeraar van de groep waartoe de bank behoort of waarvan de bank zelf een agent is waarmee ze een samenwerkingsakkoord heeft. Door de ontvangst van deze voordelen bestaat het risico dat men bij de verstrekking van verzekeringsbemiddelingsdiensten de voorkeur zou geven aan de producten van de voormelde verzekeraar ook wanneer dit niet het beste product is voor de klant.
* Het maken van productafspraken met de bank waarvoor men optreedt als bankagent voor de verkoop van verzekeringsproducten van een verzekeraar van de groep waartoe de bank behoort of waarvan de bank zelf een agent is/samenwerkingsakkoord met heeft. In dat verband moet een persoon die het statuut van agent in bank - en beleggingsdiensten zou cumuleren met het statuur van verzekeringsmakelaar, erop toezien dat een overeenkomst die hij als agent in bank - en beleggingsdiensten heeft gesloten, geen clausule(s) bevat die onverenigbaar is (zijn) met de voor hem als makelaar geldende verplichting om zijn beroepswerkzaamheden uit te oefenen buiten elke exclusieve agentuurovereenkomst of elke andere juridische verbintenis die hem verplicht zijn hele productie of een bepaald deel ervan bij een verzekeringsonderneming te plaatsen.
* Het verhullen van de hoedanigheid waarin men optreedt om het voor de klant onduidelijk te maken in welke hoedanigheid men optreedt en welke dienstverlening hoe mag ontvangen.
* Gebruiken van informatie die door ons kantoor wordt verkregen uit hoofd van een andere activiteit (bv. informatie die het kantoor heeft bekomen in zijn activiteit als bankagent)

4. Maatregelen ter voorkoming en beheersing van mogelijke belangenconflicten
Kantoor Bogaert heeft onder andere de volgende maatregelen getroffen ter preventie, beperking en beheersing van bovenstaande belangenconflicten.

* Informatieverstrekking aan en vorming van medewerkers.
Ons kantoor zal aan zijn medewerkers informatie verstrekken over de beleidslijnen en procedures inzake belangenconflicten met het oog op het identificeren en het voorkomen van mogelijke belangenconflicten. In dit verband zorgt ons kantoor tevens voor permanente sensibilisatie en vorming van zijn medewerkers.
Ons kantoor zorgt voor een geschikte opleiding van zijn medewerkers zodat zij volledig op de hoogte zijn van verantwoordelijkheden en verplichtingen en in staat zijn belangenconflicten op een adequate manier te beheersen. Ons kantoor zal in dit verband een duidelijk beleid voeren.

* Onafhankelijkheid en objectiviteit van de medewerkers
Mogelijke belangenconflicten - die de belangen van de klanten kunnen schaden - worden zo beheerd dat de personen die erbij betrokken zijn een voldoende mate van onafhankelijkheid aan de dag kunnen leggen.
Ons kantoor (en de met ons kantoor verbonden personen) zet de belangen van de klant op de eerste plaats. Er wordt dan ook streng toegezien dat de dienstverlening aan de klant loyaal, billijk en professioneel gebeurt. In lijn hiermee is het steeds de intentie van ons kantoor om de klanten op een objectieve wijze te behandelen en het principe van niet-discriminatie in acht te nemen.

* De toegang tot vertrouwelijke informatie
De toegang tot vertrouwelijke informatie van de klant is beperkt tot de medewerkers die een echte noodzaak hebben tot het bekomen van die informatie.  Bovendien zal Kantoor Bogaert die informatie niet aan derden onthullen, behoudens de uitdrukkelijke toestemming van de klant of indien daarvoor een wettig belang of een wettelijke verplichting bestaat.
Bv. In dit kader kunnen wij aangeven dat de medewerkers die op kantoor verantwoordelijk zijn voor de bank geenszins kunnen inloggen op het systeem van de verzekeringen, tenzij bij voorafgaandelijke goedkeuring door de directie.
Omgekeerd kunnen ook de medewerkers voor de verzekeringen niet zomaar inloggen op het systeem van de bank gezien zij hiervoor over een digipas van de bank dienen te beschikken.  Enkel indien deze medewerkers voldoen aan alle gestelde eisen van de bank kan deze hiervoor een digipas afleveren.
De informatie uitwisseling tussen personen die in verschillende hoedanigheid betrokken zijn bij eenzelfde verzekeringsbemiddelingsdienst met een belangrijk risico op belangenconflict wordt eveneens beperkt.
Dit betreft meer in het bijzonder het geval van een schadegeval waarbij beide partijen klant zijn van Kantoor Bogaert.  Bovendien handelt Kantoor Bogaert als verzekeringsmakelaar, en zal zich zeker in dergelijk geval onthouden van tussenkomst bij de eigenlijke schaderegeling.

* Verloning van de medewerkers
De bezoldiging en de eventuele bonussen van de medewerkers van Kantoor Bogaert kunnen gekoppeld zijn aan het resultaat van Kantoor Bogaert en/of hun persoonlijk bereikte objectieven. Deze vergoedingen zijn evenwel niet gekoppeld aan productiecijfers die strijdig zouden kunnen zijn met het belang van, en het objectieve advies aan de klant.
Medewerkers van Kantoor Bogaert mogen verder geen gunst, geschenk of eender welk voordeel (voor zichzelf of voor een derde) beloven, toestaan, opeisen of aanvaarden, in ruil voor een standpunt, een interventie of een dienst met een persoonlijk karakter.  Een uitzondering kan gemaakt worden voor geschenken die gebruikelijk zijn in de sector en waarvan de financiële waarde gering is.

* Beloning van derden
Beloningen van derden die betrekking hebben op een aan de klant geleverde dienst zijn voor Kantoor Bogaert alleen aanvaardbaar als deze; 
1/ betrekking hebben op de normale vergoeding of provisie voor het verlenen van de gebruikelijke kwaliteit van dienstverlening,
2/ hiermee onze plicht tot het handelen in het belang van de klant niet in gevaar wordt gebracht en
3/ de hoogte van deze vergoeding past bij de inspanningen die Kantoor Bogaert verricht.

* Bestuurders en directieleden van Kantoor Bogaert
Het bestuur van ons kantoor draagt de waarden uit die het vermijden en beheersen van belangenconflicten voorstaan en brengt dit beleid ten uitvoer in de praktijk.
Onder andere moeten de bestuurders en de directieleden hun externe mandaten melden aan Kantoor Bogaert.
Indien een externe functie of activiteit aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict, neemt Kantoor Bogaert de gepaste maatregelen om dit te voorkomen.
in het kader hiervan kan aangegeven worden dat dhr. Rudy Bogaert tevens een activiteit als vastgoedmakelaar uitoefent.
Deze activiteit wordt uitgeoefend onder een andere vennootschapsvorm zijnde: Bogaert Vastgoed bvba, erkend als vastgoedmakelaar onder het inschrijvingsnummer: 205.645 - België bij het BIV en ondernemingsnummer: RPR Gent 0869.763.960. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Hoeksken 23/8, 9940 Evergem.  De toezichthoudende authoriteit betreft het BIV, Luxemburgstraat 16b, 1000 Brussel.  De regels inzake de plichtenleer van het BIV (KB 27 september 2006) zijn hierop van toepassing.

* Interne organisatie
Het bestuur van ons kantoor is verantwoordelijk voor de aanduiding van een verantwoordelijke binnen ons kantoor voor het beheer van de belangenconflicten. Voor Kantoor Bogaert zijn dit de zaakvoerders.

5. Openbaarmaking van belangenconflicten (Transparantie)
Indien belangenconflicten niet afdoende kunnen worden opgevangen door organisatorische en administratieve maatregelen, zal ons kantoor transparantie verstrekken ten aanzien van de klant. Dit teneinde hem toe te laten in alle kennis van zaken te beslissen of hij in deze situatie verder zaken wil doen met Kantoor Bogaert.
Ons kantoor erkent echter dat transparantie wordt beschouwd als een noodoplossing.
In eerste instantie zal ons kantoor immers steeds nagaan of het belangenconflict ons kantoor niet verhindert om loyaal, billijk en professioneel te handelen. In het geval ons kantoor van oordeel is dat zij niet kan optreden wegens een belangenconflict, behoudt ons kantoor zich het recht voor om de dienstverlening te weigeren of te staken.
 
6. Register van belangenconflicten
Kantoor Bogaert houdt een register bij van belangenconflicten die zich voordoen en die een wezenlijk risico met zich meebrengen dat de belangen van één of meerdere klanten worden geschaad.
Inschrijvingen in het register van belangenconflicten kunnen aanleiding geven tot een update van de lijst van potentiële belangenconflicten en omgekeerd.

 

Deze website maakt gebruik van cookies, onder andere om de website te analyseren, het gebruiksgemak te vergroten en advertenties te tonen. Door gebruik te maken van deze website, of door op 'Ga verder' te klikken, geef je toestemming voor het gebruik van cookies. Wil je meer informatie over cookies en hoe ze worden gebruikt, bekijk dan ons cookiebeleid.